7 praktische tips voor meer focus en productiviteit

Focus en productiviteit zijn twee van de belangrijkste factoren voor succes. Focus is je aandacht volledig op iets richten waarbij je duidelijke doelen voor ogen hebt. Door hier vervolgens productief mee aan de slag te gaan, krijg je op een dag meer gedaan en kun je mooie stappen zetten op weg naar je doel. Toch lukt dit niet altijd omdat we vaak gestoord worden. In deze blog zet ik zeven praktische tips voor je op een rij, waarmee je je focus kunt vergroten.

Heb jij weleens van die dagen waarbij je niks gedaan krijgt? Je wilt veel afkrijgen en begint de dag vol goede motivatie. Na slechts tien minuten stromen de eerste verstorende belletjes met vragen al binnen. Daarna probeer je je weer te richten op je werk. Nu je net weer je concentratie terug hebt, gebeurt het opnieuw. Weer ben je afgeleid. Na twee uur werken voelt het alsof je nog helemaal niks hebt gedaan en voor je het weet sluit je de dag met een onbevredigd en vermoeid gevoel af.

Tijd en productiviteit zijn niet lineair verbonden

De kwaliteit en de kwantiteit van ons werk, hangt voor een groot deel af van onze focus. Deze bron is echter beperkt en neemt daarom gedurende de tijd dat je bezig bent af, net zoals onze hoeveelheid concentratie en energie. De kracht waarmee we kunnen focussen hangt ook af van onze vermoeidheid. Dit maakt dat er een omslagpunt is, waarop het ons meer kost om met een matige focus door te werken dan dat het ons oplevert. We worden trager en het kost ons ook steeds meer energie.

Maar wat als we dan ook nog eens veel afgeleid worden?

Iedere keer als we afgeleid worden kost het minuten voor we weer gefocust met onze taak verder kunnen. Dit steeds opnieuw focussen kost ook extra energie, het maakt ons trager en we gaan meer fouten maken. Willen we productief en gefocust aan het werk blijven, dan kunnen we eigenlijk geen verstoringen gebruiken. Verstoringen zijn niet alleen collega’s of kinderen, die iets aan je vragen, maar ook een mail, piepje van een apparaat, of een gedachte die binnenkomt.

Zeven praktische tips om je focus en je productiviteit hoog te houden:

 
1. Sluit alle onnodige tabbladen. Een gemiddeld persoon krijgt op zijn of haar telefoon alleen al zo’n 70 tot 80 meldingen per dag. Voor mensen die achter een laptop werken zal dit aantal dus nog vele malen hoger liggen. We krijgen vaak afleidende meldingen van bijvoorbeeld Facebook, je mail of andere applicaties. Het is ook nog eens moeilijk om deze meldingen niet te gaan bekijken. Als je de verleiding niet kan weerstaan en iedere keer toch even kort gaat kijken, kom je in een cyclus terecht waarbij je constant afgeleid bent. Denk maar aan hoe je na één post op Facebook bekijken zo een half uur zit te scrollen. Als dit dus zo’n 70 keer per dag gebeurt, betekent dit dat je al snel uren per dag afgeleid bent.

2. Als je wakker wordt niet op je telefoon gaan kijken. Door je telefoon gelijk te checken als je wakker wordt, focus je je meteen op andere dingen dan je eigen doelen, gedachten en ideeën. Je brein wordt namelijk gelijk afgeleid door allerlei prikkels afkomstig van bijvoorbeeld sociale media. Door deze nieuwe prikkels maakt je brein dopamine aan en hierdoor wil je alleen maar meer. Je start je dag op met veel prikkels en een brein dat alleen maar meer wilt. Dit maakt het moeilijker om gedurende de dag afleiding tegen te gaan. Probeer daarom zeker de eerste dertig minuten niet op je telefoon te kijken en deze tijd te besteden aan rustig opstaan, douchen of ontbijten.

3. Zet de meldingen van je apparaten uit. Meldingen op apparaten leiden je constant af. Dit zorgt ervoor dat je in een reactieve modus komt in plaats van een proactieve modus. Elke keer dat je een melding krijgt en je opent deze niet, dan vormt er een soort “open mapje” in je brein, wat je onbewust graag wil sluiten. Dit is het ‘Zeigarnik Effect’. Wat beschrijft dat je onvoltooide taken beter onthoudt dan de taken die al voltooid zijn. We willen graag deze mapjes sluiten voor meer rust in ons brein, want deze “open mapjes” kosten constant energie. Veel “open mapjes” kunnen je aan het einde van de dag een groter energielek bezorgen dan je lief is.

4. Plan belangrijke zaken vooruit. Je agenda gebruik je natuurlijk om al je afspraken in te zetten om een overzicht te creëren van je week. Maar plan jij hierin ook alvast je week vooruit? Als je je weken en dagen niet van tevoren plant, zul je merken dat je de belangrijkste taken niet gedaan krijgt. Het maken van een planning gaat het uitstellen van taken tegen, want door een planning weet je precies wanneer je wat moet doen. Plannen creëert overzicht en geeft meer rust in je hoofd. Ook kan je onbewuste brein zijn energie zo goed verdelen over de verschillende taken.

5. Houd je To do-lijst niet in je hoofd, maar zet het op papier. Je brein is niet gemaakt om een opslag te zijn voor je ideeën of taken. Als je al je taken die je nog moet doen in je brein gaat opslaan, zit het als het ware bijna vol en past er nog maar weinig bij. Er is daardoor eigenlijk geen plek om nieuwe ideeën te kunnen genereren, of om te focussen. Schrijf je taken daarom op en geef je brein hiermee de ruimte om weer goed na te kunnen denken. Daarnaast geeft het iedere keer een lekker shot dopamine als je een voltooide taak van je lijst af kan strepen.

6. Focus op één taak. Als we afgeleid raken, of ons op een andere taak gaan focussen, dan duurt het (tot wel 25 minuten) om de volle focus weer terug te krijgen. Dit fenomeen heet “attention residue”. Dit houdt in dat er een deel van je brein ‘achterblijft’ bij je vorige taak of afleiding. Door constant te schakelen tussen taken verlies je veel energie en zul je je moe, minder gemotiveerd en minder productief voelen.

7. Plan voldoende pauzes in. Focus, productiviteit en energie gaan hand in hand. Zorg daarom voor een goed energiemanagement door regelmatig te ont-focussen en daarmee energie bij te tanken. In deze pauzemomenten gaat je Default mode netwerk in je brein voor je aan de slag en ruimt de verzamelde informatie op, zodat jij weer met een leeg hoofd aan de slag kan. Met de energie die je dan bespaart, kun je je focus en tempo in je volgende sprint hooghouden en lekker productief blijven.

Als je nu weer zo’n dag hebt waarbij je niks gedaan hebt voor je gevoel, kijk dan eens terug naar deze bovenstaande tips en probeer te ontdekken waar jouw aandacht aan verloren is gegaan. Probeer elke dag tenminste een van deze stappen mee te nemen en ervaar hoe dat jouw focus, productiviteit en hoeveelheid energie een boost kan geven.